Conditions générales d’abonnement du 25 octobre 2026.

1. Objet

SoluPilot est un service en ligne de suivi de chantier pour les entreprises du bâtiment et des travaux publics : la messagerie des chantiers, où chaque message peut devenir une fiche suivie avec un responsable, une échéance et un statut, et autour d’elle la qualité, le journal de chantier, la main-d’œuvre, les achats, le planning, l’argent et le développement commercial.

Les présentes conditions règlent l’abonnement d’une entreprise à SoluPilot. Elles s’adressent à des professionnels et forment, avec leur annexe « Données » et le bon de commande, le contrat entre SoluSmart et l’abonné.

2. Qui est qui

• SoluSmart : SOLUSMART SARL, qui édite et exploite SoluPilot, désignée dans les mentions légales.
• L’abonné : l’entreprise qui signe le bon de commande. Elle est seule cliente de SoluSmart au titre du contrat.
• L’administrateur : la ou les personnes que l’abonné désigne pour gérer son espace : inviter, régler les droits, retirer un accès, ouvrir une délégation au support, demander l’export des données.
• Les utilisateurs : les personnes que l’abonné invite à travailler dans son espace, salariés, chefs de chantier, corps d’état, sous-traitants.
• Les invités : les personnes extérieures à qui l’abonné ouvre un accès restreint, par exemple un maître d’ouvrage, son assistant ou un maître d’œuvre.

Utilisateurs et invités agissent sous la responsabilité de l’abonné, qui choisit qui il invite et ce que chacun peut voir et faire.

3. La formation du contrat

Le contrat se forme par la signature, par l’abonné, d’un bon de commande établi par SoluSmart. Le bon de commande cite la version datée des conditions qui s’applique, à son adresse fixe sur ce site, ici la version du 25 octobre 2026. Il précise l’offre souscrite, le nombre de chantiers, le prix, la périodicité de facturation, la durée initiale et la date de début.

En cas de contradiction, le bon de commande l’emporte sur ces conditions, et ces conditions sur tout autre document. Les conditions d’achat de l’abonné ne s’appliquent que si SoluSmart les a acceptées par écrit.

4. Le service et l’offre souscrite

Les fonctions présentées sur le site solupilot.com, dans les démonstrations et dans les documents commerciaux le sont à titre indicatif. Seule l’offre souscrite, décrite au bon de commande, fait foi.

Le service évolue : des fonctions s’ajoutent ou changent. Une fonction comprise dans l’offre souscrite n’est pas retirée pendant la période en cours sans être remplacée par une fonction équivalente ; un changement notable est annoncé dans l’application avant de prendre effet.

5. La durée et la reconduction

Le contrat prend effet à la date de début du bon de commande, pour la durée initiale qu’il fixe, ou douze mois s’il n’en fixe pas. Il se reconduit ensuite tacitement pour des périodes de même durée, sauf si l’une des parties y met fin par écrit au moins trente jours avant la fin de la période en cours. Un courriel adressé au contact désigné de l’autre partie vaut écrit.

6. Les prix et la facturation

Le prix est fixé sur proposition de SoluSmart, selon le nombre de chantiers suivis et, le cas échéant, les options retenues. Il figure au bon de commande, en francs CFA, nets : SoluSmart n’est pas assujettie à la TVA, aucune TVA ne s’y ajoute.

SoluSmart facture au début de chaque période de facturation prévue au bon de commande. Une facture se règle dans les trente jours de son émission, sauf autre délai prévu au bon de commande, par les moyens qu’elle indique. Un chantier ajouté en cours de période est facturé au tarif du bon de commande, à compter du mois de son ouverture.

SoluSmart peut réviser ses prix à chaque reconduction, en l’annonçant par écrit au moins soixante jours avant la fin de la période en cours. L’abonné qui refuse la révision peut mettre fin au contrat à la fin de cette période, sans frais, en le disant par écrit avant son terme.

7. Un retard de paiement

Une facture restée impayée à son échéance fait l’objet d’une mise en demeure écrite, adressée à l’administrateur et au contact de facturation. Si elle reste impayée quinze jours après cette mise en demeure, SoluSmart peut suspendre l’accès au service.

Pendant la suspension, les données de l’abonné sont conservées intactes : rien n’est effacé, et l’administrateur peut obtenir un export sur demande. L’accès est rétabli au plus tard le jour ouvré qui suit le règlement des sommes dues.

Si la suspension dure plus de quatre-vingt-dix jours, SoluSmart peut résilier le contrat ; les données sont alors restituées puis supprimées comme le prévoit l’article 13.

8. La disponibilité et la maintenance

SoluSmart met en œuvre les moyens nécessaires pour que le service soit accessible en permanence. Elle ne garantit pas une continuité absolue : une panne, une coupure du réseau ou une défaillance d’un prestataire peuvent l’interrompre. Son engagement est une obligation de moyens.

Une maintenance prévisible est annoncée dans l’application au moins quarante-huit heures à l’avance, avec son heure de retour prévue, et placée autant que possible en dehors des heures de chantier. Une maintenance urgente, pour la sécurité du service, peut avoir lieu sans préavis ; elle est expliquée après coup. Pendant une maintenance, l’application installée sur le téléphone continue, autant que possible, de prendre les saisies, qui partent au retour du service.

9. Le support

Le support se demande dans l’application, par écrit ou par message vocal. L’assistant reformule la demande pour l’équipe de SoluSmart, qui répond dans l’application, dans les délais prévus au bon de commande s’il en fixe. Chaque mise à jour du service s’annonce dans l’application, dit ce qu’elle apporte et, quand elle répond à une demande, la cite ; son auteur peut la valider ou dire ce qui ne va pas encore.

L’accès du support aux données

L’équipe de SoluSmart ne consulte jamais le contenu de l’espace d’un abonné de sa propre initiative. Pour examiner une difficulté, la personne concernée, pour sa propre vue, ou la direction de l’abonné peut ouvrir à un agent nommé du support un accès par délégation :

• limité dans le temps : 24 heures par défaut, 7 jours au plus ;
• retirable à tout moment par la personne vue ou par la direction, qui en sont prévenues ;
• en lecture seule : le support voit, il ne modifie rien ;
• sans les conversations privées ni les coordonnées, qui restent fermées au support ;
• tracé : chaque consultation est inscrite au journal, visible de l’abonné.

Hors délégation, l’accès technique sert à la seule maintenance (mises à jour, restauration, purge des durées de garde), sans consulter le contenu, sauf obligation légale.

10. Les utilisateurs et les invités

On entre dans SoluPilot par une invitation de l’abonné, puis avec un code personnel. Un accès est personnel : il ne se prête pas, et l’abonné répond de ce qui est fait depuis les accès qu’il a ouverts. Il retire sans tarder l’accès d’une personne qui quitte l’entreprise ou le chantier.

L’abonné s’engage à n’inviter que des personnes qui ont une raison de travailler sur ses chantiers, à les informer que leurs données sont traitées dans SoluPilot, et à ne rien y déposer d’illicite ni de contraire aux droits d’un tiers. Il ne cherche pas à contourner les limites de son offre ni à perturber le service.

11. L’assistant

SoluPilot comprend un assistant qui transcrit les messages vocaux, classe les messages, propose les fiches, indique le bon destinataire, prépare les relances et résume.

• L’assistant propose, un humain confirme. Aucune fiche, décision ou action proposée par l’assistant ne prend effet sans la confirmation d’un utilisateur.
• Il ne décide jamais d’un paiement ni d’une pénalité.
• Les relances et les escalades suivent les règles que l’abonné a réglées, pas le jugement de l’assistant.

Une proposition de l’assistant peut être inexacte, comme une transcription. L’utilisateur qui la confirme la vérifie, et sa confirmation engage l’abonné.

12. Les responsabilités

SoluPilot est un outil : les chantiers restent ceux de l’abonné. L’abonné répond de ses décisions techniques, de la qualité et de la sécurité de ses ouvrages, de ses relations avec ses clients, ses salariés et ses sous-traitants, et du respect du droit du travail. Les calculs que fait l’application (échéances, avancement, paie des journaliers et des tâcherons, montants) sont des aides : l’abonné les vérifie avant de s’en servir.

SoluSmart répond de la tenue du service : la conservation des données confiées, leur cloisonnement entre abonnés, leur sauvegarde régulière et leur sécurité, comme le prévoit l’annexe.

La responsabilité de SoluSmart ne couvre que les dommages directs prouvés qui résultent de sa faute. Elle exclut les dommages indirects, notamment la perte de chiffre d’affaires, le retard d’un chantier, les pénalités dues à un maître d’ouvrage et l’atteinte à l’image. Tous dommages confondus, elle ne dépasse pas les sommes payées par l’abonné au cours des douze mois qui précèdent le fait générateur. Ces limites ne s’appliquent pas en cas de faute lourde ou intentionnelle.

Aucune partie ne répond d’un manquement causé par un cas de force majeure.

13. Les données de l’abonné

Les données que l’abonné et ses équipes déposent dans SoluPilot lui appartiennent. SoluSmart ne s’en sert que pour fournir le service à cet abonné : elle ne les vend pas, ne les cède pas, ne s’en sert pas pour sa promotion et ne les utilise pas pour entraîner un modèle d’intelligence artificielle.

Export. SoluSmart remet à l’abonné, sur demande de l’administrateur, un export complet de son espace, dans des formats courants et lisibles, avec les fichiers déposés dans leur format d’origine, dans les quinze jours.

En fin de contrat, quelle qu’en soit la cause :

• SoluSmart remet à l’administrateur qui le demande un export complet de l’espace, comme ci-dessus ;
• dans les trente jours qui suivent, SoluSmart supprime les données de l’abonné de ses serveurs, et lui confirme la suppression par écrit ;
• les copies de sauvegarde s’effacent ensuite à leur renouvellement, comme le prévoit l’annexe ;
• SoluSmart ne garde que ce que la loi l’oblige à garder, comme le contrat et les factures.

14. La confidentialité

Chaque partie garde confidentiels les informations de l’autre dont elle a connaissance au titre du contrat, à commencer par les données de l’abonné et les conditions commerciales du bon de commande. Elle ne les communique qu’aux personnes qui en ont besoin pour exécuter le contrat, tenues à la même discrétion. Cet engagement dure pendant le contrat et trois ans après sa fin.

15. La résiliation

• À l’échéance : chaque partie peut mettre fin au contrat à la fin d’une période, comme le prévoit l’article 5.
• Pour manquement : si une partie manque gravement à ses obligations et n’y remédie pas dans les trente jours d’une mise en demeure écrite, l’autre peut résilier le contrat par écrit.
• Après une suspension pour impayé de plus de quatre-vingt-dix jours, comme le prévoit l’article 7.

Les sommes échues restent dues. La période en cours n’est pas remboursée, sauf résiliation pour un manquement de SoluSmart : la part payée de la période qui reste à courir est alors remboursée. Les données suivent l’article 13.

16. La modification des conditions

Chaque version de ces conditions est publiée à une adresse fixe et datée, qui ne change plus. Un contrat en cours reste soumis à la version citée par son bon de commande jusqu’à la fin de la période en cours. Une nouvelle version s’applique à la reconduction suivante, si SoluSmart l’a annoncée par écrit au moins soixante jours avant ; l’abonné qui la refuse peut mettre fin au contrat à la fin de la période, sans frais. Une modification imposée par la loi s’applique à la date que la loi fixe ; elle est annoncée à l’abonné.

17. Le droit applicable et les litiges

Le contrat est régi par le droit togolais, y compris les actes uniformes de l’OHADA applicables.

En cas de désaccord, les parties cherchent d’abord une solution amiable : la partie qui se plaint écrit à l’autre en exposant le problème, et les parties se donnent trente jours pour s’accorder. À défaut d’accord, le litige est porté devant les juridictions compétentes de Lomé.

Annexe « Données »

Cette annexe décrit comment SoluSmart traite les données personnelles que l’abonné lui confie. Elle fait partie du contrat.

A1. Les rôles

Pour les données de ses chantiers et de ses équipes, l’abonné est responsable du traitement : il décide de ce qui est traité et pourquoi. SoluSmart est son sous-traitant : elle traite ces données pour le compte de l’abonné, sur ses instructions, c’est-à-dire selon ce contrat, les réglages de son espace et les gestes de ses utilisateurs, et pour aucune autre fin. Si une instruction lui paraît contraire à la loi, SoluSmart le dit à l’abonné.

SoluSmart est responsable des seuls traitements qu’elle fait pour elle-même : la relation commerciale, la facturation et la sécurité de son service.

A2. Les textes de référence

Les textes ci-dessous sont cités à titre d’information ; la liste n’est pas exhaustive et ne vaut pas avis juridique. Chaque abonné reste responsable de ses déclarations, demandes d’autorisation et autres formalités auprès de l’autorité de son pays.

• Togo : loi n° 2019-014 du 29 octobre 2019 relative à la protection des données à caractère personnel ; autorité : l’IPDCP.
• Côte d’Ivoire : loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel ; autorité : l’ARTCI.
• Bénin : code du numérique, loi n° 2017-20 du 20 avril 2018, dans sa version en vigueur ; autorité : l’APDP.
• Ailleurs : la loi du pays de l’abonné.

A3. Les données et les personnes concernées

Selon l’offre et l’usage de l’abonné : l’annuaire de ses équipes (nom, poste, rôle, téléphone), les messages, photos, notes vocales et leurs transcriptions, les fiches suivies, le journal de chantier, les effectifs, le pointage et la paie des journaliers et des tâcherons, les listes d’accès à un site et, si l’abonné les y dépose, les pièces d’identité et les aptitudes des travailleurs. Les personnes concernées sont les utilisateurs, les invités, les travailleurs et les personnes citées dans les échanges. L’abonné ne dépose que ce qui est nécessaire à ses chantiers.

A4. Les sous-traitants ultérieurs

SoluSmart fait appel aux prestataires suivants, chacun tenu par contrat à la confidentialité et à la sécurité des données :

• Hetzner Online GmbH, Allemagne (Union européenne) : l’hébergement des serveurs et des sauvegardes.
• Anthropic, États-Unis : le traitement du texte par l’assistant, celui des fils de chantier et des demandes au support (classement, proposition de fiche, reformulation, résumé). Il ne reçoit que le texte nécessaire : ni fichier audio, ni photo, ni capture, ni pièce d’identité, ni aptitude. Selon ses conditions commerciales, il n’utilise pas les données transmises pour entraîner ses modèles.
• Services de notification des navigateurs (Google, Apple, Mozilla), notamment aux États-Unis : l’acheminement des notifications, dont le contenu est chiffré de bout en bout ; ils n’en voient que des métadonnées, comme l’heure d’envoi et l’appareil destinataire.

Tout nouveau sous-traitant ultérieur est annoncé dans l’application au moins trente jours avant d’intervenir. L’abonné qui s’y oppose peut mettre fin au contrat sans frais avant cette date.

A5. La transcription des vocaux

Les notes vocales sont transcrites sur les serveurs de SoluSmart, par un modèle installé chez elle. Le son n’est confié à aucun tiers. La transcription est ensuite un texte comme les autres, que l’assistant peut lire comme le prévoit l’article A4.

A6. Les transferts hors du pays de l’abonné

Les données quittent le pays de l’abonné : elles sont hébergées dans l’Union européenne, en Allemagne, le texte lu par l’assistant est traité aux États-Unis, et les notifications passent par les services des navigateurs (Google, Apple, Mozilla), notamment aux États-Unis, leur contenu chiffré. SoluSmart entoure ces transferts des garanties suivantes : un hébergement soumis au droit européen de la protection des données ; des engagements contractuels de ses prestataires sur la confidentialité, la sécurité et l’usage des données ; la réduction du texte transmis au strict nécessaire, sans pièce d’identité ni aptitude ; des échanges chiffrés.

L’abonné accomplit les formalités que la loi de son pays exige pour ces transferts ; SoluSmart lui fournit sur demande les informations utiles.

A7. La sécurité et le journal

SoluSmart protège les données par des mesures proportionnées, notamment des échanges chiffrés, un accès par invitation et code personnel, des droits par rôle et par chantier, le cloisonnement des espaces entre abonnés, des sauvegardes régulières et la confidentialité imposée à son personnel. Un journal inscrit les actions faites dans l’espace et les accès du support, avec leur auteur et leur date ; l’abonné le consulte.

A8. Les durées

• Les données de l’espace : selon la durée de garde de chaque nature de donnée, affichée dans l’application (Organisation, Conditions), par exemple 90 jours pour les notes vocales, et au plus la durée du contrat, sous réserve des suppressions que l’abonné décide, puis l’article 13.
• Le journal : la durée du contrat, puis un an.
• Les copies de sauvegarde restent sur les serveurs de SoluSmart : celles de la base 14 jours au plus ; le miroir des fichiers perd un fichier effacé au passage suivant.
• Les données de facturation : la durée que la loi impose.

A9. Les droits des personnes

Les personnes concernées exercent leurs droits (accès, correction, effacement, opposition) auprès de l’abonné, responsable du traitement. Une demande adressée à SoluSmart est transmise à l’abonné sous cinq jours ouvrés, sans y répondre à sa place. SoluSmart aide l’abonné à y donner suite, notamment par l’export, la correction ou la suppression des données d’une personne.

A10. Les violations de données

Si SoluSmart a connaissance d’une violation des données de l’abonné, elle l’en avertit sans retard injustifié, au plus tard soixante-douze heures après en avoir eu connaissance. Elle lui dit ce qu’elle sait : la nature de la violation, les données et les personnes touchées, les conséquences probables et les mesures prises. Elle l’aide à prévenir son autorité et les personnes concernées quand la loi de son pays l’exige.

A11. L’assistance et le contrôle

SoluSmart fournit à l’abonné les informations qui lui permettent de montrer que ses données sont traitées conformément à cette annexe, et répond à ses questionnaires. Un contrôle sur pièces peut être demandé une fois par an, avec un préavis de trente jours, aux frais de l’abonné.